Il tuo ufficio, studio, studiolo, scrivania, angolo di lavoro, pensatoio. Ufficio in azienda, ufficetto a casa, studio attiguo a casa tua (praticamente casa e bottega!). Non importa il settore in cui lavori, la tipologia della tua professione o come chiami e definisci il tuo spazio di lavoro.
Al di là del mood sappi la corretta organizzazione dell’ufficio è vitale! Sappiamo tutti che il lavoro occupa gran parte della nostra esistenza, ci dà sussistenza e ci qualifica socialmente ecc. ecc. Discorsi che oramai sono scontati. Allora perché pur avendo la consapevolezza di questo mi capita continuamente di vedere delle trappole al posto di stanze in cui si dovrebbe lavorare e produrre?
Tutto deve calzarti a pennello in modo tale da corrisponderti alla perfezione!
Se sei un dipendente forse hai poco margine di manovra volto ad ottimizzare la tua postazione di lavoro. In ogni caso, le considerazioni che sto per fare riguardano il luogo di lavoro tout court, azienda o libera professione che sia.
Ora voglio parlarti soprattutto del lavoro svolto da casa. Chi lavora da casa deve ritagliarsi uno spazio per le conference call, per emettere o pagare fatture, per stampare, per fare scansioni, per pianificare impegni e concentrarsi.
Se non si ha la fortuna di avere una dépendance o una stanza dedicata probabilmente il tuo spazio è ricavato da un sottoscala o dalla stanza degli ospiti…il bello è proprio questo.
Mix idee convenzionali/idee non convenzionali
La nostra esistenza è frenetica, allestire uno studio che permetta di lavorare da casa non è semplice e ti sembra sempre di non avere abbastanza organizzazione per avere un’adeguata produttività.
Un segreto per riordinare lo studio è mischiare idee convenzionali e idee non convenzionali: uscire fuori dagli schemi non viene mai per nuocere. Spesso il celeberrimo “multitasking”, il fare tante cose contemporaneamente, ti fa sentire in preda alla disorganizzazione.
Spesso il dedicarsi a tante attività non è la soluzione. Mentre il pranzo è in cottura puoi riordinare dei documenti, puoi fare una passeggiata con il cane mentre ascolti i messaggi vocali, fai partire la lavatrice e poi ti immergi nelle telefonate con i clienti. Ok c’è da però da dire che questa cosa del poter fare diverse cose contestualmente può anche essere un vantaggio qualche volta. La realtà è che essere produttivi è ben diverso dall’essere organizzati.
Produttività e organizzazione
Si può essere organizzati, avere mappe concettuali e liste, ma non essere produttivi; la lista rimane sempre ferma, non si combina nulla e non si depenna neanche un il primo punto…l’immobilità più totale! Il concetto da cui partire è incontrovertibile ed è il seguente: produttività e organizzazione richiedono disciplina. Questo è vangelo.
Ciò che occorre è una buona dose di informazioni, conoscenza e motivazione. Il primo passo è creare categorie per l’archiviazione.
Leggi il mio articolo sulla pianificazione >>
Il sistema di archiviazione deve essere efficace e semplice
Il metodo di archiviazione dei documenti del lavoro e di quelli di casa ha le stesse basi. Una delle regole generali è tenere insieme gli oggetti simili, esistono tuttavia tecniche adatte a risolvere situazioni specifiche. A mio avviso la soluzione perfetta è una combinazione di soluzioni differenti. Da qui si snodano parecchie decisioni.
Un modo per dividere tutte le “scartoffie” può essere quello di suddividerle in 3 categorie ampie e semplici. probabilmente non saranno esaustive ma è un buon sistema poiché i documenti saranno riuniti tutti nello stesso luogo.
Divertimento – Famiglia – Fatti
1) divertimento 2) famiglia 3) fatti. Sono tre macro categorie funzionali e logiche. Scegli delle cartelline che abbiano colori che secondo te rimandano al loro contenuto. Se ami il verde allora scegli una cartellina verde per contenere il “divertimento”.
- ad es.: pianificazione vacanze, idee per decorare la casa, cartoline ricordo;
- ad es.: referti medici componenti della famiglia, gestione animali domestici, documentazione scolastica;
- ad es.: questioni legali, finanziarie, tasse, acquisti importanti. Praticamente tutto ciò che è necessario conservare in caso di fatti significativi.
Questo è un esempio di suddivisione. Chiaramente scegli e valuta personalmente quali sono le categorie giuste per te soprattutto se devi archiviare della documentazione relativa al tuo lavoro.
Cartelline delle pendenze
Ci sono lettere e documenti che richiedono attenzione immediata, azioni da svolgere a breve come pagamenti, spedizioni, partecipazione ad eventi, telefonate da fare, appuntamenti da prendere.
Chiaramente è utile avere tutto ciò in vista e a portata di mano per poter consultare quotidianamente questa documentazione.
Aggiungi eventualmente per le scadenze più importanti anche promemoria nell’agenda elettronica dello Smartphone.
Strumenti di archiviazione
Partendo dallo spazio che hai a disposizione puoi archiviare in verticale e in orizzontali scegliendo di utilizzare
- cartelline
- buste di plastica
- faldoni
- raccoglitori
- scatole
Il tutto corredato da etichette.
Lavorare da casa: via il superfluo!
Che tu sia Freelance o Smart Worker, e dunque lavori in remoto da casa, hai sicuramente delle specifiche esigenze a cui prestare attenzione per la tua professione. Tieni gli spazi liberi dal superfluo, evita di comprare oggetti e accessori che non ti servono e fai Decluttering al momento giusto. Ti elenco alcune cose che possono servirti con la consapevolezza che non tutte fanno al caso tuo, a te la scelta:
- scrivania + sedia ergonomica
- poggiapiedi sotto la scrivania
- illuminazione
- pc + casse audio (se non sono già integrate)
- telefono cordless
- cancelleria
- distruggi documenti
- ciabatta multipresa
- stampante multifunzione
Se condividi il tuo spazio di lavoro con altre persone un’idea utile è quella di utilizzare faldoni di diverse cromie in modo che ognuno abbia il suo colore.
Per uno spazio/ufficio agile e in ordine
L’organizzazione ha delle basi ma non è un metodo univoco. La creatività è ben accetta perciò valuta tutte le diverse opzioni che hai a disposizione. Ti lascio con alcuni Random Tips per mantenere l’ordine e potenziare la produttività.
Contro i grovigli Hi-Tech utilizza i Kit appositi per tenere in ordine i cavi (come pinze e supporti per avvolgere i cavi e attaccarli alla scrivania). Occhio alla luce, una lampada è sia funzionale che decorativa. Posiziona la tua scrivania vicino ad una fonte di luce naturale.
Cerca sempre di avere una piccola scorta di cancelleria magari da tenere in un Organizer. Utilizza una colonna di cassetti poco profondi sotto la scrivania per materiali da ufficio e cartoleria.
Tieni tutti i cavi insieme in un contenitore. Se lo spazio è limitato sfrutta le pareti, ti puoi avvalere di scatole di legno con scomparti separati. Oppure fissa un sistema di sbarre alla parete e usa i ganci a esse per tenere visibili e a portata di mano gli strumenti che ti servono. Anche le lavagnette montate sul muro risultano molto comode e di rapida consultazione, possono inoltre essere personalizzate.
Stai già pensando a come riorganizzare proficuamente il tuo studio? Buon lavoro!